Niet of je rapporteert wordt gecontroleerd, maar of je cijfers kloppen

Er is een verplichting die al geldt terwijl de meeste aandacht uitgaat naar wat er nog aankomt. Werkgevers met honderd of meer werknemers moeten sinds 1 juli 2024 jaarlijks gegevens aanleveren over de zakelijke reizen en het woon-werkverkeer van hun personeel, via een online formulier bij de RVO.

Op zichzelf is dat een administratieve klus. Wat het interessanter maakt is het toezicht: een omgevingsdienst controleert of je organisatie het verslag verstuurt en de kwaliteit van je gegevens. Die tweede helft is waar dit van een formaliteit in een echt probleem verandert.

Voor een vervoerder is de ironie compleet

Een transportbedrijf verplaatst voor de kost dingen over de weg en meet dat tot op de kilometer. Dezelfde organisatie wordt gevraagd hoe haar eigen mensen op het werk komen, en dan blijkt het antwoord nergens te staan.

Niet omdat niemand het bijhoudt, maar omdat vier verschillende systemen elk een stukje hebben:

• de leaseadministratie kent de auto's, en niet wie er wanneer mee reed
• de declaraties kennen de zakelijke ritten die iemand heeft ingediend, en niet de ritten die niemand indiende
• de personeelsadministratie kent de woonadressen, en die zijn geen reisgedrag
• de OV-abonnementen en mobiliteitskaarten zitten bij een derde partij, in een ander formaat

Een verslag samenstellen uit die vier kan. Het kost een paar dagen en het lukt. Het probleem ontstaat bij de vraag die daarna komt: waar komt dit getal vandaan, en klopt het.

De drempel gaat schuiven, en dat verandert de aanpak

Er ligt een ontwerp-wijzigingsbesluit dat het mkb wil uitzonderen door de grens van honderd naar tweehonderdvijftig werknemers te verplaatsen. Het moment waarop dat ingaat is niet bekend.

Twee dingen volgen daaruit, en ze wijzen dezelfde kant op. Je kunt er niet op wachten, want vandaag geldt de grens van honderd. En je kunt er geen eenmalig project van maken, want de spelregels bewegen nog. Wat je bouwt moet volgend jaar opnieuw te draaien zijn met andere invoer.

Reproduceerbaar is belangrijker dan precies

Dit is dezelfde conclusie als bij het energielabel voor gebouwen, en dat is geen toeval. Bij beide verplichtingen wordt gevraagd om een cijfer waarvan de definitie nog beweegt, uit bronnen die niet voor dat doel zijn gebouwd.

De aanpak die standhoudt bestaat uit vier dingen. Bepaal per gegevensbron wie hem beheert en hoe vaak hij ververst. Leg vast welke aannames je doet waar de data ontbreekt, in plaats van te middelen en de aanname te vergeten. Noteer bij elk cijfer de meetdatum. En zorg dat de hele bewerking herhaalbaar is, in code of in een beschreven processtap, zodat iemand anders hem volgend jaar kan draaien zonder je.

Dat laatste punt is waar de meeste organisaties het laten liggen. Het verslag van vorig jaar is gemaakt door iemand die inmiddels iets anders doet, in een spreadsheet die niemand meer helemaal begrijpt. Dat werkt precies tot het moment dat er iemand langskomt die vraagt hoe je aan een getal komt.

Lees wat er verandert zodra je een tweede jaar hebt om mee te vergelijken →

Wat ik hier niet beweer

Ik noem geen sanctie. Die heb ik niet nagetrokken, en een gevolg uit het hoofd citeren is in dit dossier precies de fout die je wilt vermijden. De indieningsdatum stond hier eerder ook als niet nagetrokken; die is inmiddels wel nagetrokken en staat in het vervolgstuk hierboven.

Wat ik wel beweer is smal en toetsbaar. De verplichting geldt vandaag, het toezicht kijkt of je cijfers geloofwaardig zijn, en de vier bronnen waaruit je cijfer moet komen zijn niet gebouwd om samen een verslag op te leveren. Wie dat een keer goed regelt, is klaar voor de volgende versie van de regels in plaats van voor deze.